Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben für Handwerker 2026
Eine fehlerhafte Rechnung kann deinen Kunden den Vorsteuerabzug kosten — und dich eine Nachzahlung beim Finanzamt. Hier bekommst du die vollständige Checkliste nach §14 UStG, mit Beispielen direkt aus dem Handwerksalltag.
Inhalt
Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 Abs. 4 genau vor, was auf eine Rechnung gehört. Fehlt auch nur eine Angabe, ist die Rechnung umsatzsteuerrechtlich nicht korrekt — und dein Kunde kann damit keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
- 1. Vollständiger Name und Adresse des Leistenden
Dein Betrieb: Firmenname (ggf. Rechtsform), Straße, PLZ, Ort. Bei Einzelunternehmen reicht dein Name + Adresse. - 2. Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
Dein Kunde — bei Firmen: Rechtsform mit angeben (GmbH, AG, etc.). - 3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
Entweder deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Beides reicht — aber eins muss drauf. - 4. Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird (nicht das Leistungsdatum). - 5. Fortlaufende Rechnungsnummer
Eindeutig und einmalig — keine Lücken, keine Dopplungen. Format frei wählbar: RE-2026-001, 2026/001, etc. - 6. Menge und Art der gelieferten Leistung
Was hast du gemacht, wie viel davon? Z.B. „45 m² Innenanstrich, 2 Schichten, inkl. Grundierung". - 7. Zeitpunkt der Leistungserbringung
Wann wurde die Arbeit erledigt? Kann ein Datum oder Zeitraum sein (z.B. „April 2026"). - 8. Netto-Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
Wenn du verschiedene Steuersätze hast (z.B. 7% für Pflegebedarf, 19% für Arbeit), müssen diese getrennt ausgewiesen werden. - 9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
Z.B. „19% MwSt. auf 1.000,00 € = 190,00 €". Oder bei Steuerbefreiung: der Grund dafür. - 10. Gesamtbetrag
Nettobetrag + MwSt. = Bruttobetrag, klar ausgewiesen.
Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG
Wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 25.000 € (ab 2025 neue Grenze) lag und du die Kleinunternehmerregelung anwendest, gelten andere Regeln:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Was das für dich bedeutet:
- Dein Kunde kann keine Vorsteuer abziehen — für B2B-Kunden ein Nachteil
- Du musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben
- Deine Preise erscheinen für Privatkunden günstiger
- Die Steuernummer muss trotzdem drauf
Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
Bei Rechnungen bis 250 € Brutto-Gesamtbetrag gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Du brauchst dann nicht alle 10 Pflichtangaben:
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Name + Adresse Leistender | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Name + Adresse Empfänger | ✓ Pflicht | — nicht nötig |
| Steuernummer / USt-IdNr. | ✓ Pflicht | — nicht nötig |
| Ausstellungsdatum | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Rechnungsnummer | ✓ Pflicht | — nicht nötig |
| Leistungsbeschreibung | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Leistungszeitraum | ✓ Pflicht | — nicht nötig |
| Steuersatz + Betrag | ✓ Pflicht | Steuersatz reicht (Betrag optional) |
| Gesamtbetrag brutto | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
Praktisch relevant für: Kassenbon, Kleinstaufträge, Materiallieferungen. Für deine normalen Handwerkerrechnungen nutzt du trotzdem immer die volle Version — schon allein damit dein Kunde die Rechnung sauber verbuchen kann.
Bauleistungen und §13b UStG (Reverse Charge)
Wenn du als Subunternehmer für einen anderen Unternehmer Bauleistungen erbringst, greift oft das Reverse-Charge-Verfahren nach §13b UStG. Das heißt: Du stellst die Rechnung ohne MwSt. — der Auftraggeber schuldet die Steuer selbst dem Finanzamt.
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG"
Falsch angewendetes Reverse Charge kann zu erheblichen Nachzahlungen führen. Im Zweifel: Steuerberater fragen oder beim Auftraggeber nachfragen, ob er §13b-Empfänger ist.
Beispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus
Musterstraße 1
76131 Karlsruhe
Steuernummer: 35/123/45678
Rechnungsdatum: 08.06.2026
Leistungszeitraum: Mai 2026
Hauptstraße 22
76133 Karlsruhe
| Pos. | Beschreibung | Menge | EP (€) | GP (€) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Innenanstrich Büro EG, 2 Schichten, inkl. Grundierung | 85 m² | 14,00 | 1.190,00 |
| 2 | Tapete abziehen und Wände spachteln | 85 m² | 8,50 | 722,50 |
| 3 | Material (Farbe, Grundierung, Spachtelmasse) | pauschal | — | 280,00 |
zzgl. 19% MwSt.: 416,58 €
Gesamtbetrag: 2.609,08 €
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Dein Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen — das kann zum Streit führen. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung auch dir gegenüber Korrekturrechnungen verlangen. Bußgelder für einzelne fehlerhafte Rechnungen sind selten, aber bei systematischen Fehlern drohen umsatzsteuerliche Nachzahlungen.
Du darfst eine Rechnung nicht einfach ändern — sie muss storniert und durch eine neue ersetzt werden. Erstelle eine Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, dann eine neue Rechnung mit derselben oder einer neuen Nummer.
Nach GoBD und §147 AO: 10 Jahre — im Original-Format und unveränderbar. PDFs dürfen nicht nachträglich editiert werden. Cloud-Lösungen mit GoBD-Konformität übernehmen diese Aufgabe automatisch.
Rechtlich ist das Format der Rechnungsübermittlung (solange nicht E-Rechnung-Pflicht greift) frei wählbar — auch WhatsApp ist zulässig, solange das PDF alle Pflichtangaben enthält. Empfehlenswert ist aber E-Mail, weil du dort einen Zustellnachweis hast.
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