Mahnung schreiben: Vorlage + Fristen für Handwerksbetriebe
Unpünktliche Zahler sind im Handwerk Alltag. Jeder zweite Betrieb wartet regelmäßig länger als 30 Tage auf sein Geld. Wie du professionell mahnst, welche Fristen gelten und was du rechtlich verlangen kannst — mit fertiger Vorlage zum Kopieren.
Inhalt
Wann darfst du mahnen?
Grundsätzlich kannst du mahnen, sobald eine Rechnung überfällig ist. Aber wann ist das genau?
Wenn auf deiner Rechnung ein klares Zahlungsziel steht (z.B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen"), befindet sich dein Kunde automatisch in Verzug — ohne gesonderte Mahnung — sobald diese Frist verstrichen ist. Das regelt §286 Abs. 2 BGB.
Steht kein Zahlungsziel auf der Rechnung, tritt Verzug erst ein, wenn:
- Du eine Mahnung geschickt hast, oder
- 30 Tage nach Zugang der Rechnung vergangen sind (bei B2B automatisch, bei B2C nur mit Hinweis auf der Rechnung)
Der dreistufige Mahnprozess
In der Praxis haben sich 3 Stufen bewährt — von freundlich bis unmissverständlich:
Sachlich, keine Vorwürfe. Viele Zahlungsverzögerungen sind schlicht Vergessen. Neue Zahlungsfrist: 10–14 Tage. Noch keine Mahngebühren.
Klarer Ton. Mahngebühr und Verzugszinsen berechnen. Neue Frist: 7–10 Tage. Auf mögliche rechtliche Schritte hinweisen.
Letzte Zahlungsfrist (5–7 Tage). Ankündigung von Inkasso oder Mahnbescheid. Danach: gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso-Beauftragung.
Kostenlose Vorlage: 1. Mahnung
Kopiere diese Vorlage und passe die markierten Felder an:
[Straße, PLZ Ort]
[Telefon / E-Mail]
[Straße, PLZ Ort]
Zahlungserinnerung · Rechnung Nr. [RE-2026-XXX]
Sehr geehrte/r [Herr/Frau Nachname],
bei der Durchsicht unserer Konten haben wir festgestellt, dass unsere Rechnung Nr. [RE-2026-XXX] vom [Datum] über den Betrag von [Betrag inkl. MwSt.] € trotz des vereinbarten Zahlungsziels vom [Fälligkeitsdatum] bislang noch nicht beglichen wurde.
Wir gehen davon aus, dass es sich um ein Versehen handelt, und bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb von 14 Tagen auf unser Konto zu überweisen:
IBAN: [Deine IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [RE-2026-XXX / Ihr Name]
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Betrieb]
Mahngebühren und Verzugszinsen
Ab dem Zeitpunkt des Verzugs hast du das Recht, Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen. Hier die aktuellen Zahlen:
| Position | Betrag / Regel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Verzugszinsen B2B | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (aktuell ca. 10,37%) | §288 Abs. 2 BGB |
| Verzugszinsen B2C | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte (ca. 6,37%) | §288 Abs. 1 BGB |
| Mahnpauschale B2B | 40 € pauschal (ab 1. Mahnung bei Verzug) | §288 Abs. 5 BGB |
| Mahngebühren B2C | Tatsächlicher Aufwand, typisch 2–5 € pro Mahnung | Schadensersatz §280 BGB |
Beispielrechnung: Was du nach 45 Tagen Verzug fordern kannst
| Position | Betrag |
|---|---|
| Ursprüngliche Rechnung (offen) | 2.609,08 € |
| Verzugszinsen 45 Tage × 10,37% (B2B) | + 33,33 € |
| Mahnpauschale §288 Abs. 5 | + 40,00 € |
| Gesamtforderung | 2.682,41 € |
Nach der 3. Mahnung: Was tun?
Wenn drei Mahnungen nichts gebracht haben, hast du drei Wege:
1. Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid)
Online über online-mahnantrag.de beantragst du einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht. Kosten: ab ca. 32 € (abhängig vom Streitwert). Wenn dein Schuldner nicht innerhalb von 14 Tagen widerspricht, wird der Mahnbescheid zum Vollstreckungstitel — du kannst pfänden lassen.
2. Inkasso-Dienstleister
Inkasso-Unternehmen übernehmen die Forderungsbeitreibung für dich. Kosten trägt der Schuldner (im Rahmen des Erstattbaren nach RVG). Der Nachteil: Es dauert oft Monate, und kleine Forderungen unter 500 € lohnen sich wirtschaftlich kaum.
3. Anwaltliche Mahnung
Ein Rechtsanwalt schreibt die letzte Mahnung. Das hat psychologische Wirkung — viele Schuldner zahlen dann doch. Die Anwaltskosten sind ab dem Zeitpunkt des Verzugs Schadensersatz und kannst du zum Schuldner weiterleiten.
Mahnungen automatisch — direkt aus der Rechnung
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Kostenlos ausprobieren →Häufige Fragen
Nein, rechtlich nicht. Bei Privatpersonen ist es aber empfehlenswert — es schont die Kundenbeziehung und wirkt oft genauso gut wie eine Mahnung. Für Geschäftskunden (B2B) mit klarem Zahlungsziel kannst du direkt mit der 1. Mahnung einsteigen.
Rechtlich reicht eine Mahnung — oder alternativ der automatische Verzug nach Fristablauf. Die dreistufige Mahnung ist eine Praxis-Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht. Du kannst nach einer unbeantworteten Mahnung direkt den Mahnbescheid beantragen.
Als Handwerker hast du bei laufenden Aufträgen ein Leistungsverweigerungsrecht nach §320 BGB — wenn dein Kunde seinen Teil (Zahlung von Abschlagsrechnungen) nicht erfüllt, kannst du die Weiterarbeit verweigern. Das sollte aber schriftlich angekündigt werden, um rechtssicher zu sein.
Dann liegt kein einfacher Zahlungsverzug vor, sondern eine Streitigkeit über die Leistung. In diesem Fall hilft das Mahnverfahren oft nicht — wenn der Schuldner widerspricht, landet es automatisch vor Gericht. Bei Beträgen unter 5.000 € ist das Amtsgericht zuständig, eine Einigung durch Mediation ist oft schneller.
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