2028: E-Rechnung-Versandpflicht für alle B2B — der Stichtag-Plan
Ab 1. Januar 2028 sind alle deutschen B2B-Unternehmen zum E-Rechnungs-Versand verpflichtet — unabhängig vom Umsatz. Solo-Selbstständige, Freelancer, jeder Handwerker. Was du jetzt vorbereiten solltest, damit der Stichtag kein Stress wird.
Inhalt
Was sich am 1.1.2028 ändert
Mit Ablauf des 31.12.2027 fällt die letzte Übergangsfrist im deutschen E-Rechnungs-Gesetz. Ab 1. Januar 2028 gilt:
- Jedes B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen verpflichtend versenden
- Die Empfangspflicht (seit 2025 schon aktiv) bleibt natürlich bestehen
- „Sonstige Rechnungen" (klassisches PDF, Papier) sind im B2B-Bereich nur noch in Ausnahmefällen erlaubt
Das gilt unabhängig von Umsatz, Rechtsform oder Tätigkeit. Auch Solo-Selbstständige.
Wen betrifft die 2028er Pflicht?
Konkret jeden, der:
- im Inland tätig ist und
- Leistungen an deutsche Geschäftskunden erbringt.
Beispiele aus der Praxis:
- Maler-Solo: Streicht 2028 das Büro einer Steuerberatungs-GmbH → E-Rechnungs-Pflicht
- Webdesigner-Freelancer: Erstellt Website für einen Anwalt → E-Rechnungs-Pflicht
- Coach: Workshop für ein Pharma-Unternehmen → E-Rechnungs-Pflicht
- Hausmeister: Rechnung an Hausverwaltung → E-Rechnungs-Pflicht
- Elektriker: Privatkunden-Auftrag → KEINE Pflicht (B2C bleibt formfrei)
Sind Kleinunternehmer wirklich draußen?
Ja — aber mit Sternchen. Kleinunternehmer nach §19 UStG (Vorjahresumsatz unter 22.000 €) sind vom Versand befreit. Sie dürfen weiterhin „normale" PDF- oder Papier-Rechnungen ausstellen.
Aber:
- Vom Empfang sind sie nicht befreit — sie müssen E-Rechnungen annehmen können
- Wenn sie die 22.000-Euro-Grenze auch nur einmal überschreiten, fällt der Status — und damit die Befreiung — automatisch weg
- Praktisch tendieren viele Kleinunternehmer-Kunden trotzdem zur E-Rechnung, weil ihre B2B-Gegenseite sie ohnehin bekommen muss
Der Stichtag-Plan: 18 Monate ab heute
Stand: Juni 2026. Bis zum Stichtag am 1.1.2028 hast du noch ~18 Monate. Mein Vorschlag für den Zeitplan:
Was du auf gar keinen Fall machen darfst
1. Den Stichtag verschieben
Das BMF hat klargemacht: Die 2028er Frist ist hart. Es gibt keine weiteren Übergangsfristen für Solo-Selbstständige. Wer am 2.1.2028 noch keine E-Rechnung versenden kann, ist im Verzug.
2. „Normale" PDFs weiterschicken und behaupten, das sei ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein technisch definiertes Format — PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Wer einfach „RE-2028-001.pdf" verschickt, hat KEINE E-Rechnung verschickt. Validierungs-Tools wie erechnungs-validator.bund.de erkennen das sofort.
3. Auf Ausnahme-Regelungen hoffen
Es gibt keine. Branchenausnahmen sind nicht geplant.
4. Zu lange auf „kostenlos" warten
Es gibt zwar kostenlose E-Rechnungs-Generatoren (auch wir bieten einen im Free-Plan begrenzten Empfang). Für den professionellen Versand mit Briefpapier, Layout-Editor und GoBD-Archivierung braucht's ein Tool für 9-15 €/Monat — investierte Zeit-Einsparung pro Rechnung kompensiert das schnell.
Was passiert, wenn du die Pflicht ignorierst?
Es gibt keine direkte Geldstrafe für „falsches Rechnungs-Format" — aber sehr unangenehme Folgen:
- Vorsteuerabzug-Risiko beim Empfänger: Dein Kunde kann die Vorsteuer eventuell nicht ziehen, wenn deine Rechnung nicht EN-16931-konform ist. Er wird sich beschweren.
- Buchhaltungs-Stress: Dein Steuerberater fragt nach den korrekten E-Rechnungen für die Buchhaltung — gibt's keine, gibt's Aufwand.
- Betriebsprüfung: Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt deinen Vorsteuerabzug rückwirkend kürzen, wenn Eingangsrechnungen nicht im richtigen Format archiviert sind.
- Reputation: Du wirkst altmodisch. B2B-Kunden bevorzugen Lieferanten, die ihre Buchhaltungs-Prozesse digital geliefert bekommen.
Häufige Fragen
Wenn ich nur ein paar B2B-Rechnungen im Jahr schreibe — muss ich trotzdem ein Tool kaufen?
Praktisch ja. Auch eine einzige B2B-Rechnung muss ab 2028 EN-16931-konform versendet werden. Du brauchst nicht zwingend ein Abo-Tool — es gibt auch kostenlose XRechnung-Generatoren — aber für regelmäßige Nutzung lohnt sich ein Tool für 9,90 €/Monat, weil's auch Kundendaten verwaltet und GoBD-archiviert.
Reicht ein QR-Code mit Rechnungsdaten auf einem normalen PDF?
Nein. QR-Codes sind kein zugelassenes E-Rechnungs-Format. Es muss XRechnung (UBL/CII) oder ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit XML) sein.
Sind handgeschriebene Rechnungen 2028 noch erlaubt?
Im B2B-Bereich: nein. Auch im B2C-Bereich problematisch (GoBD-Lesbarkeit). Praktisch sind handgeschriebene Rechnungen ohnehin Geschichte.
Können kostenlose Tools die 2028er Pflicht erfüllen?
Es gibt kostenlose XRechnung-Generatoren (zum Beispiel von der Koordinierungsstelle für IT-Standards), aber sie haben keine Kundenverwaltung, kein GoBD-Archiv, kein Layout-Branding. Für professionellen Geschäftsbetrieb brauchst du ein Tool mit 9-15 €/Monat. AngebotPro24 Pro ist im unteren Preisbereich.
Was ist mit alten Rechnungen aus 2027 — muss ich die konvertieren?
Nein. Die 2028er Pflicht gilt nur für Rechnungen, die ab 1.1.2028 ausgestellt werden. Alte Rechnungen bleiben so wie sie sind, müssen aber GoBD-konform archiviert werden (10 Jahre).
Gilt das auch für Gutschriften und Stornorechnungen?
Ja. Eine Stornorechnung ist nach §14 UStG selbst eine Rechnung mit allen Pflichtangaben. Auch sie muss ab 2028 im B2B-Bereich als E-Rechnung versendet werden.
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