E-Rechnung 2026: Was du JETZT als Solo-Selbstständiger wissen musst
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Auch als Solo-Maler, Coach oder Berater musst du XRechnung-XMLs und ZUGFeRD-PDFs annehmen können. Was du konkret tun musst — und was nicht.
Inhalt
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Das ist eine „digitale Rechnung" — etwas ganz anderes. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML), damit Software sie automatisch verarbeiten kann.
In Deutschland gibt es zwei zugelassene Formate:
- XRechnung: Reines XML im UBL- oder CII-Format. Pflicht für Rechnungen an Behörden (B2G) seit 2020. Etwas spröde, aber rechtssicher.
- ZUGFeRD 2.x / Factur-X: Hybrid-Format. PDF mit eingebettetem XML — Mensch sieht das PDF, Software liest die XML. Der pragmatische Standard für B2B.
Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931, die der deutsche Gesetzgeber als Mindestanforderung festgelegt hat.
Wer ist betroffen — auch ich als Solo-Selbstständiger?
Ja, du auch. Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen — unabhängig von Unternehmensgröße oder Rechtsform. Auch Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleinunternehmer nach §19 UStG.
Konkret heißt das: Wenn dir ein Geschäftskunde ab 2025 eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und lesbar machen können. Du darfst nicht sagen „Schick mir bitte ein PDF stattdessen" — der Absender ist im Recht, du in der Pflicht.
Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
Bei Rechnungsbeträgen unter 250 € (brutto) gelten vereinfachte Formvorschriften — auch hier reicht weiterhin ein einfaches PDF oder sogar Papier. Aber: für „normale" B2B-Rechnungen ab 250,01 € muss es E-Rechnung sein.
Empfangen reicht — Versenden noch nicht Pflicht
Das ist die gute Nachricht 2026: Du musst noch nicht selbst E-Rechnungen versenden. Die Versandpflicht kommt erst:
| Ab Datum | Wer muss versenden? |
|---|---|
| 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| 01.01.2028 | Alle B2B-Unternehmen — auch Solo-Selbstständige |
Bis dahin darfst du weiterhin „normale" PDF-Rechnungen verschicken — solange dein Kunde damit einverstanden ist. Aber: 2028 ist näher als du denkst. Wer 2027 schon Pro-Software hat, hat 2028 keinen Stress.
3 Schritte, die du jetzt erledigen solltest
1. Software fürs Empfangen + Lesen
Du brauchst ein Tool, das E-Rechnungen (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) hochladen, parsen und die Daten strukturiert anzeigen kann. AngebotPro24 hat diese Funktion seit Mai 2026 — du lädst die XML oder das hybride PDF hoch, das System extrahiert automatisch Absender, Beträge, Positionen, IBAN. Du verwaltest sie wie deine eigenen Rechnungen.
2. Geschäfts-E-Mail-Postfach prüfen
Manche Lieferanten schicken E-Rechnungen einfach als XML-Anhang. Stelle sicher, dass dein Mail-Provider XML-Dateien nicht als „Spam" filtert oder gar blockiert. Falls ja: Whitelist für deine wichtigsten Geschäftskunden.
3. Steuerberater informieren
Falls du einen Steuerberater hast: Frage, ob dein DATEV- oder Buchhaltungs-Setup auf E-Rechnungs-Empfang vorbereitet ist. Die meisten Steuerberater haben das seit 2024 umgestellt — aber nachfragen schadet nicht.
Was passiert, wenn ich die Empfangspflicht ignoriere?
Es gibt keine sofortigen Bußgelder für reines Nicht-Empfangen-Können. Aber praktisch:
- Dein Lieferant könnte sich beschweren, weil er die Rechnung nicht zustellen kann
- Das Finanzamt erkennt deinen Vorsteuerabzug eventuell nicht an, wenn die Rechnung nicht im EN-16931-Format vorliegt
- Bei einer Betriebsprüfung droht ein Vorhalt wegen fehlender Compliance
Mit anderen Worten: Du sparst dir mit einem 10-Minuten-Setup viel Ärger.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen auch archivieren?
Ja, nach GoBD 10 Jahre, im Original-Format. Heißt: Die XML-Datei muss erhalten bleiben, nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot. Cloud-Tools mit GoBD-Garantie nehmen dir das ab.
Reicht es, wenn ich die PDF-Version der E-Rechnung ausdrucke?
Nein. Die XML-Daten sind das rechtsverbindliche Original. Ein Ausdruck ist nur eine „Lese-Version". Die XML muss elektronisch archiviert werden.
Mein Lieferant schickt mir nur ein PDF. Muss ich darauf bestehen?
Nein, im Gegenteil — er ist (außer er ist auch Pflicht-Sender) noch frei, „normale" PDF-Rechnungen zu schicken. Die Empfangspflicht betrifft dich nur, wenn er dir tatsächlich eine E-Rechnung schickt. Beschweren über fehlende E-Rechnungen darfst du nicht.
Was kostet ein gutes E-Rechnungs-Empfangs-Tool?
Bei AngebotPro24 ist die Empfangs-Funktion im kostenlosen Free-Plan enthalten (max. 10 Dokumente/Monat). Die Versand-Funktion (XRechnung + ZUGFeRD) liegt im Pro-Plan für 9,90 €/Monat. Zum Vergleich Lexware Office: Versand erst ab 32,90 €/Monat im XL-Tarif.
Sind Kleinunternehmer nach §19 UStG ausgenommen?
Vom Versand: ja, Kleinunternehmer mit Einnahmen unter 22.000 € jährlich sind seit 2025 vom Versand befreit (auch nach 2028). Vom Empfang: nein, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können.
E-Rechnungen empfangen — kostenlos starten
AngebotPro24 liest XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF automatisch aus. Im Free-Plan inklusive.
Kostenlos registrieren →Letzte Aktualisierung: 07. Juni 2026. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Unsicherheit zur eigenen Pflicht-Lage: bitte mit deinem Steuerberater abstimmen.