E-Rechnung als Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein
Wer nach § 19 UStG abrechnet, ist von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Empfangen musst du sie trotzdem — seit dem 1. Januar 2025. Diese Unterscheidung geht in fast jedem Ratgeber unter.
- Ausstellen: nicht verpflichtet — § 34a UStDV nimmt dich aus, ohne Frist.
- Empfangen: verpflichtet — seit 1.1.2025, ohne Ausnahme.
- Behörden als Kunden: XRechnung bleibt Pflicht, unabhängig von § 19.
Inhalt
Was sich 2025 für Kleinunternehmer geändert hat
Zum 1. Januar 2025 hat das Jahressteuergesetz 2024 die Kleinunternehmerregelung umgebaut. Drei Punkte, die du kennen solltest:
| Punkt | Bis 2024 | Seit 2025 |
|---|---|---|
| Grenze Vorjahr | 22.000 € (brutto) | 25.000 € (netto) |
| Grenze laufendes Jahr | 50.000 € (brutto) | 100.000 € (netto) |
| Rechtscharakter | Steuer wurde nicht erhoben | echte Steuerbefreiung |
Die Grenzen sind also nicht nur höher, sie werden auch anders gerechnet: netto statt brutto. Und aus der früheren Konstruktion „die Steuer wird nicht erhoben" ist eine echte Steuerbefreiung nach § 19 UStG geworden. Praktisch heißt das vor allem: Auf deinen Rechnungen darf keine Umsatzsteuer stehen — und der Hinweis auf die Befreiung ist Pflicht.
Empfangen: Pflicht, auch für dich
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Es gibt keine Ausnahme für Kleinunternehmer.
Konkret: Schickt dir ein Geschäftskunde eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, musst du sie annehmen und lesbar machen können. Du kannst nicht verlangen, stattdessen ein normales PDF zu bekommen — der Absender ist im Recht.
Was du dafür brauchst, ist überschaubar: eine E-Mail-Adresse, an die geschickt werden kann, und ein Werkzeug, das XML lesbar macht. Ein reiner PDF-Betrachter reicht nicht, weil eine XRechnung eine XML-Datei ist und ohne Aufbereitung nur nach Zeichensalat aussieht.
Ausstellen: du bist ausgenommen — dauerhaft
Hier liegt der Punkt, der in vielen Ratgebern falsch oder gar nicht steht. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a UStDV neu eingefügt. Er nimmt Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Pflicht aus, E-Rechnungen auszustellen.
Du darfst also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Und zwar ohne zeitliche Befristung: Die vielzitierten Stichtage 1.1.2027 (Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz) und 1.1.2028 (alle übrigen B2B-Unternehmen) betreffen dich nicht, solange du Kleinunternehmer bleibst.
| Situation | E-Rechnung ausstellen? |
|---|---|
| Du bist Kleinunternehmer, Kunde ist ein Unternehmen | freiwillig |
| Du bist Kleinunternehmer, Kunde ist eine Privatperson | nein, formfrei |
| Du bist Kleinunternehmer, Kunde ist eine Behörde | ja — siehe unten |
| Du überschreitest die Grenze und wirst regelbesteuert | ja, ab 2027 bzw. 2028 |
Die Ausnahme von der Ausnahme: Behörden
Die Befreiung aus § 34a UStDV betrifft die umsatzsteuerlichen Pflichten im B2B-Bereich. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt eine andere Rechtsgrundlage: die E-Rechnungsverordnung des Bundes, für Aufträge der Bundesverwaltung bereits seit dem 27. November 2020, dazu die jeweiligen Landesregelungen.
Diese Pflicht kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Wer für eine Stadt, ein Landratsamt, eine Schule oder ein Bundesamt arbeitet, muss XRechnung liefern können — auch als Ein-Personen-Betrieb ohne Umsatzsteuer.
Was auf deine Rechnung gehört
§ 34a UStDV legt auch fest, was auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen muss. Die Liste ist kürzer als bei einer normalen Rechnung nach § 14 UStG:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer vom Finanzamt — oder USt-IdNr. beziehungsweise Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung in handelsüblicher Bezeichnung
- Entgelt in einer Summe, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
Für den Hinweis gibt es keinen vorgeschriebenen Wortlaut. Üblich und ausreichend ist eine Formulierung wie:
Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Trotzdem solltest du eine vergeben: Für eine nachvollziehbare Buchführung nach den GoBD ist eine lückenlose Nummerierung der einfachste Weg, und spätestens beim Wechsel in die Regelbesteuerung brauchst du sie ohnehin.
Wenn du die Grenze reißt
Hier ist 2025 etwas strenger geworden, und das wird oft übersehen. Früher galt: Überschreitest du unterjährig, bleibst du für das laufende Jahr Kleinunternehmer und wirst erst im Folgejahr regelbesteuert.
Das ist vorbei. Übersteigt dein Umsatz im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort in diesem Moment. Der Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, ist bereits steuerpflichtig. Vorher abgerechnete Umsätze desselben Jahres bleiben steuerfrei.
Deine Checkliste
- Empfang sicherstellen. Eine Geschäfts-E-Mail-Adresse, die du regelmäßig liest, und ein Werkzeug, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht.
- Aufbewahrung klären. Die XML-Datei ist das Original und muss zehn Jahre revisionssicher liegen — nicht der Ausdruck.
- Rechnungsvorlage prüfen. Stehen alle fünf Angaben aus § 34a UStDV drauf, samt Hinweis auf § 19?
- Öffentliche Auftraggeber? Dann brauchst du XRechnung, trotz Kleinunternehmerstatus.
- Umsatz mitlaufen lassen. Die 100.000 € greifen sofort, nicht erst im Folgejahr.
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Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 doch E-Rechnungen ausstellen?
Nein, solange du Kleinunternehmer bleibst. Die Ausnahme in § 34a UStDV ist nicht befristet. Die Stichtage 2027 und 2028 gelten für Unternehmen in der Regelbesteuerung. Wechselst du dorthin — freiwillig oder weil du die Grenze überschreitest — greifen sie auch für dich.
Darf ich freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Viele größere Auftraggeber bevorzugen sie inzwischen, weil sie sich automatisch verbuchen lassen. Ein Nachteil entsteht dir dadurch nicht, und es kann ein Argument bei der Auftragsvergabe sein.
Was ist mit Rechnungen unter 250 €?
Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Formvorschriften. Als Kleinunternehmer bist du beim Ausstellen ohnehin schon ausgenommen — für den Empfang macht der Betrag keinen Unterschied.
Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Nicht zwingend. § 34a UStDV lässt die vom Finanzamt erteilte Steuernummer genügen. Eine USt-IdNr. brauchst du erst, wenn du Geschäfte innerhalb der EU tätigst.
Zählt eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes enthält die Daten strukturiert und maschinenlesbar nach der EU-Norm EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist eine digitale Rechnung, aber keine E-Rechnung.
Rechtsgrundlagen
- § 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer, in der ab 1.1.2025 geltenden Fassung
- § 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, E-Rechnungspflicht und Übergangsfristen
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) — E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes
- § 147 AO — Aufbewahrungsfristen
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 25. August 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall — besonders bei Auslandsgeschäften, Grenzüberschreitungen oder gemischten Umsätzen — frag deine Steuerberatung.